La Ordenanza Reguladora de la Administración Electrónica del Ayuntamiento de Mieres recoge en su articulado las políticas de gestión documental que esta administración sigue en materia de gestión documental, con el desarrollo de apartados específicos para su Sede electrónica, Identificación y acceso a la información por parte de los ciudadanos, Registro electrónico, tramitación y procedimiento administrativo electrónico y el archivo y acceso de los propios documentos, cuyo desarrollo (en el artículo 30) reproducimos a continuación. Pueden acceder al contenido completo de esta ordenanza desde el siguiente enlace.

Archivo y acceso a documentos
1.- Los documentos electrónicos utilizados en las actuaciones administrativas, serán archivados por la Administración Municipal por medios electrónicos, debiendo conservarse en un formato que asegure la autenticidad, fiabilidad, integridad y conservación de la información necesaria para reproducirlos.
Los que tengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de particulares, deberán de conservarse en un formato que asegure la identidad, integridad y conservación de la información necesaria para reproducirlos.

2.- El acceso a los documentos almacenados por medios o soportes electrónicos, informáticos o telemáticos, se regirá por lo dispuesto en el artículo 37 de la LRJ y PAC y, en su caso, por la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de datos de carácter personal y demás normas de desarrollo que resulten de aplicación.

3.- Los medios y soportes en que se almacenen este tipo de documentos, contarán con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados.

4.- Los documentos almacenados serán accesibles mediante un código de validación electrónica, que es único para cada documento, garantizando que los documentos firmados no hayan sido modificados a posteriori.

5.- En los procedimientos administrativos gestionados en su integridad electrónicamente, se pondrá a disposición del interesado un
servicio electrónico de acceso restringido donde se pueda consultar, previa identificación, la información sobre el estado de tramitación del expediente,
salvo las restricciones que pueda imponer la normativa vigente contenida en la LRJ y PAC, Ley Orgánica 1/1982 de 5 de mayo, de Protección Civil del Derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen, Real Decreto Legislativo 1/1996, de 12 de abril por el que se aprueba el texto refundido de la ley de Propiedad Intelectual; Ley 16/1985, de 25 de junio, de Patrimonio Histórico Español; Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre por el que se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales, Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre de Protección de datos de carácter personal, y demás legislación que resulte de aplicación.

6.- El archivo de documentos electrónicos se hará de acuerdo con la normativa vigente en materia de gestión documental del Ayuntamiento de Mieres, asignándoseles los metadatos de descripción archivística propios del sistema. Los medios o soportes en los que se almacenen los documentos electrónicos dispondrán de las medidas de seguridad, autenticidad y conservación de documentos archivados y, en particular, de la identificación de usuarios y control de acceso.

Procedimientos vigentes para la eliminación de documentos

Si bien nuestro Ayuntamiento tiene como principio la conservación permanente de los documentos en su Archivo Municipal, se han realizado dos propuestas de valoración y conservación de documentos, aprobadas posteriormente por Decreto. Los números de Decreto son 1149/08 y 1437/08 y se dio cuenta de ellos en las sesiones del Pleno de 30 de octubre y 18 de diciembre de 2008, respectivamente.